|
為使公司檔案的收集、整理和提供利用做到有章可循，發(fā)揮其應有的作用，更好的為領(lǐng)導決策、經(jīng)營(yíng)管理服務(wù)，根據有關(guān)規定,結合本公司實(shí)際情況，特制定本制度。
I、管理與組織
1、公司財務(wù)檔案、技術(shù)檔案由財務(wù)部、綜合部負責管理。
2、根據檔案工作的需要，各類(lèi)檔案設一名兼職檔案人員。
3、兼職檔案人員應忠于職守、遵守紀律，保持相對穩定。如檔案人員有變動(dòng)，應及時(shí)補充檔案人員并辦理交接手續。
II、檔案員職責
1、做好分管文件資料的收發(fā)、傳遞、登記工作，并按檔案要求對接受文件進(jìn)行分類(lèi)、排架、保管。
2、編制檔案類(lèi)目索引，主動(dòng)為領(lǐng)導及使用部門(mén)提供方便。
3、按檔案工作需求，做好檔案的收集、分類(lèi)、整理、歸檔、保管、利用、立卷工作。
III、檔案材料的形成和歸檔范圍
1、凡是反映本單位各項工作中所形成的應立卷歸檔的文件材料，由經(jīng)辦人員或兼職檔案管理員整理、立卷、移交、歸檔。
2、文件的歸檔范圍
（1）上級來(lái)文件，包括省、市各部門(mén)的重要文件；
（2）公司文件，包括決議、決定、請示、報告、通報、通知、工作計劃、總結、財務(wù)決算、統計報表、各種規定、規章制度等；
（3）會(huì )議文件，包括本公司重要會(huì )議形成的文件和領(lǐng)導的講話(huà)稿、業(yè)務(wù)工作會(huì )議等；
（4）機構設置、更改名稱(chēng)、啟用印章及人員編制、工作條例、章程等文件；
（5）招標代理業(yè)務(wù)中產(chǎn)生的技術(shù)資料文件等；
（6）本公司對外簽署的各種協(xié)議書(shū)、意向書(shū)、合同及與外單位的重要往來(lái)電信等。
IV、歸檔要求
1、歸檔的文件材料必須齊全、完整、排列科學(xué)、折疊整齊、分類(lèi)準確。
2、歸檔的文件材料必須準確的反映本公司的真實(shí)內容和過(guò)程，各部（室）歸檔的文件要經(jīng)本部（室）負責人審核后歸檔。
3、歸檔的文件材料，應做到用鋼筆、簽字筆填寫(xiě)或打印清楚，不得用圓珠筆或純蘭墨水。
4、財務(wù)檔案歸檔要求按相關(guān)規定執行，招標代理業(yè)務(wù)檔案項目完成后半月內整理歸檔，其它檔案按年度整理歸檔。
V、招標代理業(yè)務(wù)檔案要求
1、招標代理業(yè)務(wù)檔案按項目收集，整理歸檔。
2、歸檔材料包括從項目立項至完成產(chǎn)生的全部資料，包括：委托代理合同或協(xié)議；招、評標文件；資格預審文件；答疑文件；開(kāi)、評、詢(xún)標過(guò)程的詳細資料；評標報告；中標通知書(shū)；公證書(shū)；合同；中標單位投標文件等。
3、招標代理業(yè)務(wù)檔案材料由項目部負責整理，項目經(jīng)理簽字后交技術(shù)檔案員驗收歸檔。
VI、檔案的保管和借閱
1、檔案必須入柜上架，科學(xué)排列便于查找。音像資料要專(zhuān)柜密封保管。
2、檔案要定期清理核對，做到帳物相符。發(fā)現破損變質(zhì)要及時(shí)修補或復制。
3、借閱秘密級以上檔案資料，須經(jīng)主管領(lǐng)導批準。
4、借閱檔案必須當面查點(diǎn)清楚，并辦理借閱手續。借閱的案卷要注意愛(ài)護，不得丟失、損壞、涂改并且要如期歸還。
5、借出的檔案要注意保密，不得將檔案帶入宿舍或公共場(chǎng)所，不得讓無(wú)關(guān)人員翻閱。
6、歸還檔案時(shí)，由檔案管理人員當面查點(diǎn)清楚，并在借閱登記簿上及時(shí)注銷(xiāo)。
VII、其它
1、根據有關(guān)規定，結合本單位實(shí)際情況，保管期限分為永久、長(cháng)期、短期并列出保管期限表。
2、根據檔案保管期限，檔案員應對已過(guò)期的檔案進(jìn)行審查，將失去保存價(jià)值的剔出，提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)經(jīng)主管領(lǐng)導批準后，由公司統一組織銷(xiāo)毀。 3、公司定期（或不定期）組織有關(guān)人員對檔案工作進(jìn)行檢查。 |
